Cómo organizar un evento paso a paso

Cómo organizar un evento para el recuerdo es una de las cuestiones que más dudas suscitan a responsables de empresas o entidades públicas o privadas. Especialmente, si nunca has planificado uno y quieres que todo vaya como la seda.

Por suerte, en este artículo hemos reunido para ti toda la información que necesitas para organizar un buen evento: desde el diseño del presupuesto y la gestión de invitados, hasta los materiales y recursos requeridos, pasando por la promoción y otros muchos detalles clave. ¡Vamos allá!

¿Cómo se organiza un evento de éxito?

Aunque es necesario destacar que no hay dos eventos iguales y cada marca o negocio puede tener unos objetivos y audiencias radicalmente diferentes entre sí, existen algunos pasos básicos que funcionan a las mil maravillas a la hora de crear un evento memorable. Vamos a verlos:

1. Determina el objetivo del evento

El primer aspecto que debes considerar a la hora de planificar tu evento es establecer qué propósito u objetivos tiene el mismo. Es decir, por qué quieres celebrar dicha velada en primer lugar: ¿Deseas educar a los asistentes sobre un tema específico?, ¿lanzar un nuevo producto o servicio?, hacer networking, etc.

Este paso es fundamental, ya que tus metas determinarán en gran medida las características y el tono de la velada, los materiales necesarios para su realización, las acciones publicitarias, el presupuesto requerido, y otros muchos detalles.

Para no perder el foco y tomar las decisiones más acertadas en los próximos pasos, te recomendamos elaborar un briefing que incluya tanto los objetivos marcados como toda aquella información extra que pueda ayudarte a tomar decisiones en las siguientes fases.

2. Define el presupuesto

Antes de soñar con la ubicación ideal para tu evento, los aperitivos del catering o el número de pantallas gigantes que deseas instalar, es necesario tener presente la cantidad de dinero que puedes gastar para celebrar tu evento. Es decir, el presupuesto disponible.

Tener claro el coste total del acto, y el precio de cada uno de sus elementos (la reserva del espacio, los medios técnicos, la publicidad, el transporte, los honorarios del personal…) te ayudará no solo a ajustar tus expectativas, sino a controlar los gastos en todo momento para no excederte.

Eso sí, ten en cuenta que los precios de los servicios y materiales que necesitas pueden variar, por lo que te recomendamos diseñar tu presupuesto con cierto margen para cubrir posibles imprevistos.

3. Planifica el evento

Una vez tengas claros los objetivos y el presupuesto máximo para tu evento, llega el momento de planificarlo.

Para no sentirte abrumado y garantizar que todo esté bajo control, desglosa las operaciones complejas en tareas más pequeñas y sencillas, y asigna responsabilidades específicas a cada miembro de tu equipo: buscar proveedores de material audiovisual, determinar y ejecutar las acciones de marketing y publicidad, contratar personal de seguridad, elegir a los ponentes y organizar el horario de las charlas, escoger el lugar y la fecha de celebración, etc.

De este modo, podrás prepararlo todo con antelación y responder a cualquier contratiempo de forma mucho más rápida y eficiente.

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4. Promociona el evento y gestiona a sus invitados y asistentes

Lo más interesante de un evento es que permite a los asistentes disfrutar de charlas y coloquios presentados por expertos en determinadas materias.

Por ello, invitar a los ponentes y confeccionar un buen sistema de registro y venta de entradas con la suficiente antelación es imprescindible para cumplir con los objetivos marcados y atraer a un gran número de espectadores.

Para generar interés y promocionar el evento, puedes utilizar varias acciones de marketing, como anuncios pagados en redes sociales y portales web, campañas de correos electrónicos, publicidad en radio y TV, etc.

5. Trabaja en los últimos detalles y ejecuta el evento

Antes del día del evento, asegúrate de que todo esté listo y de qué cada miembro del equipo tenga claro su cometido.

Una vez comience el evento, tu misión será velar para que todo funcione sin problemas y comunicarte activamente con los demás para solucionar cualquier contratiempo rápidamente, así como hacer todo lo que sea necesario en pos de garantizar a los asistentes la mejor experiencia posible.

¿Qué materiales necesitas para organizar un evento?

Ahora que ya sabes cómo organizar un evento con éxito, es hora de echar un vistazo a los recursos, materiales y servicios necesarios para que no te falte de nada y crear una experiencia inolvidable:

• Espacio: reservar un lugar adecuado para realizar el evento es fundamental. La elección dependerá, sobre todo, del tipo de acto, el aforo máximo del espacio y el presupuesto disponible, entre otros factores.
  
  
• Mobiliario y material de oficina: con esto, nos referimos a todos los elementos necesarios para que los asistentes estén cómodos y puedan tomar nota en las conferencias y charlas más interesantes (mesas, sillas, atriles, escenarios, libretas, bolígrafos…)
  
  
• Equipo audiovisual: los micrófonos, altavoces, proyectores, pantallas, sistemas de iluminación, portátiles y tablets con acceso a internet y demás dispositivos similares son esenciales para que la realización del evento y garantizar una experiencia satisfactoria tanto a los ponentes como a los asistentes.

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• Catering: contar con proveedores y personal de servicios es fundamental si quieres ofrecer comida y/o bebida en tu evento.
  
  
• Decoración: los artículos decorativos como flores, globos, telas, carteles decorativos, centros de mesa y demás elementos temáticos te ayudarán a darle un valor añadido a tu evento y crear una experiencia coherente y enriquecedora.
  
  
• Equipos de seguridad, indicaciones y emergencias: contratar personal de seguridad y control de accesos, así como integrar elementos como botiquines y extintores es importante para prevenir cualquier accidente o emergencia. También es necesario integrar señales o indicaciones que destaquen los strands o salas más importantes, los baños, las salidas de emergencia…
  
  
• Material de limpieza: bolsas de basura, escobas, trapeadores, productos de limpieza y cualquier otro elemento destinado a mantener el lugar ordenado antes, durante y después del evento.
  
  
• Medios de transporte y otros suministros: en ocasiones, deberás emplear medios de transporte para trasladar materiales y usuarios entre las diferentes ubicaciones dentro del evento (especialmente si este se lleva a cabo en un área grande). Asimismo, los folletos, obsequios promocionales y otros artículos similares pueden ayudarte a dar más visibilidad antes del evento y hacer que los visitantes se lleven un buen recuerdo del mismo.

Y con esto, hemos llegado al final del artículo. ¿Qué te ha parecido?, ¿te ha ayudado a saber cómo organizar un evento memorable?

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